1. Om Billakkspesialisten AS
Billakkspesialisten AS ble etablert i 1989, og består i dag av 33 medarbeidere som hver dag gjør sitt beste for å utgjøre en forskjell for våre kunder. Vi har i dag, i tillegg til vårt hovedkontor i Oslo, også avdelinger i Hamar, Bergen, Trondheim, Bodø og Tromsø. Vi er en komplett leverandør til lakkerings- og karosseriverkseder og vi har landets største utvalg av spraylakk. Vi leverer også lakk og spesialprodukter til metall og treindustri.
Billakkspesialisten ønsker å drive en ansvarlig virksomhet. Vi er stolte av å være Miljøfyrtårn-sertifisert. Vi jobber kontinuerlig for å sikre gode arbeidsforhold innenfor menneskerettigheter, arbeidstakerrettigheter og miljøhensyn i egen bedrift og i hele vår leverandørkjede.
1.1 Selskapets organisering og driftsområde
Informasjonen over er basert på de avdelingene som ligger under samme organisasjonsnummer. Vi har også en avdeling Bergen (Fana), Hamar, Bodø og Tromsø under egne organisasjons-nummer, men som er underlagt de samme rutiner, systemer og kontroller som hovedkontoret.
1.2 Interne retningslinjer og rutiner
Billakkspesialisten benytter PlusOffice for internkontroll, HMS og personal (HR). Alle ansatte har tilgang til PlusOffice hvor blant annet HMS håndboken ligger. Her står det beskrevet selskapets rutiner og forventninger tilknyttet blant annet mobbing, trakassering, vernearbeid og konflikthåndtering. PlusOffice benyttes også for å rapportere om avvik og kritikkverdige forhold, og alle ansatte har tilgang til å legge inn slike forhold. Det er en klar prosessbeskrivelse for oppfølging av slike forhold som er forelagt alle ansatte. For rapporteringsåret 2023 har det ikke vært rapportert om noen uønskede hendelser.
Vi har utarbeidet retningslinjer etter ISO 9001, hvorav det er gode og informative stillingsinstrukser. Alle ansatte har fått opplæring på tilgjengelig arbeidsutstyr og krav til bruk av verneutstyr. Det gjennomføres vernerunder en gang pr. måned og de ansatte har tilgang til å kjøpe nytt verneutstyr ved behov. Som Miljøfyrtårn-sertifisert bedrift kreves det at Billakkspesialisten tilfredsstiller kravene til fysisk, organisatorisk og psykososialt arbeidsmiljø.
1.3 Oppfølging av ansatte i egen virksomhet
De ansatte er vår viktigste ressurs og det er meget viktig for oss at de ansatte har en god arbeidshverdag. Vi er en liten bedrift med tanke på antall ansatte og vi har tett dialog oss imellom. Alle ansatte har helseforsikring og blir fulgt opp med medarbeidersamtaler som gjennomføres årlig. Ved ønske eller behov tilbys de ansatte tettere dialog. Vi forholder oss ellers til Arbeidsmiljøloven og de regler som der står beskrevet.
2. Aktsomhetsvurderinger
Aktsomhetsvurderinger er en sentral del av åpenhetsloven og innebærer at virksomheter kartlegger, forebygger og begrenser risiko for skade forårsaket av egen virksomhet, leverandørkjede og forretningspartnere. Med leverandørkjede menes enhver aktør som leverer varer eller tjenester til Billakkspesialisten AS. Dette er vår første redegjørelse etter åpenhetsloven og vi har benyttet oss av OECDs aktsomhetsveileder i denne redegjørelsen (se figur under), samt vektlagt FNs veiledende prinsipper for næringsliv og menneskerettigheter.
Vi erkjenner at dette arbeidet vil være en kontinuerlig prosess som vil utvikle seg jo mer kunnskapsgrunnlag og informasjon vi besitter om og fra våre leverandører og deres underleverandører. Vi har i år etablert rutiner og risikovurdering for oppfølging av leverandører som gjør at vi lettere kan iverksette tiltak der hvor det er størst risiko for brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold.
2.1 Forankring av ansvarlighet
Det er styret som har øverste ansvar for å sikre at arbeidet med Åpenhetsloven blir gjennomført i henhold til lovkrav og OECDs retningslinjer. Daglig leder og innkjøp har det daglige ansvaret for å følge opp arbeidet. Ett av tiltakene har vært knyttet til å utarbeide egne etiske retningslinjer (eng: Supplier Code of Conduct). Gjennom våre etiske retningslinjer kommuniserer vi tydelig vår forventning om at våre leverandører følger blant annet åpenhetsloven, OECDs retningslinjer for ansvarlig næringsliv og ILOs kjernekonvensjoner for anstendige arbeidsforhold. Vi arbeider kontinuerlig med å innhente signaturer fra våre leverandører på våre etiske retningslinjer, og vil fortsette å ha fokus på dette også i neste rapporteringsår.
2.2 Karlegging av leverandører
Kartleggingsprosessen bestod av informasjonsinnsamling og vurdering av egen virksomhet, leverandørkjede og eventuelle forretningspartnere for å etablere en overordnet oversikt. Denne oversikten gir oss nyttig informasjon for å avdekke mulige risikoområder.
Gjennom vårt ERP-system kunne vi trekke ut alle våre leverandører. Vi har deretter kategorisert alle leverandører for å skaffe oss et godt totalbilde av vår leverandørkjede. Kategoriseringen inkluderte beregning av kostnader til hver av leverandørene for 2022 og 2023, produksjonsland, produksjonskategori, komponenter i leveranse, og eierstruktur. Vi gjorde også en vurdering på hvorvidt leverandøren var strategisk for Billakkspesialisten eller om de var erstattelige.
2.3 Risikokartlegging
Brorparten av våre leverandører har hovedkontor i Europa, men vi har enkelte leverandører som har produksjonsland og dermed underleverandører i Kina, Taiwan og USA. Asia er ofte forbundet med fare for menneskerettighetsbrudd, og brudd på anstendige arbeidsforhold¹. Vi har benyttet oss av ulike kilder for å kartlegge iboende risiko tilknyttet geografi. Kilden inkluderer, men er ikke uttømmende; offentlig liste over høyrisikoanskaffelser fra Direktoratet for forvaltning og økonomistyring (DFØ), Global Rights Index, COFACE – Business Climate assessment og Transparency Corruption Perception Index. Dette er internasjonale anerkjente kilder for å få et totalbilde over potensiell risiko. Landene vi har identifisert samsvarer også med risikobildet som FN, Amnesty og andre anerkjente ideelle organisasjoner opplyser om.
Våre produkter inneholder visse kjemikalier som kan utgjøre en helserisiko på kort og lang sikt dersom det ikke håndteres korrekt². HMS knyttet til riktig håndtering og utstyr i produksjon og drift vil være viktige hensyn ikke bare i egen virksomhet, men også for våre leverandører. Derfor er dette elementet også noe vi også hensyntar i vår risikovurdering.
¹ Asia: Regional Leadership Needed on Human Rights | Human Rights Watch (hrw.org)
² Maling og lakkering (arbeidstilsynet.no)
2.4 Leverandørdialog og videre oppfølging
Basert på overnevnte kartlegginger valgte vi å sette søkelys på de leverandørene som er av strategisk art og de som har produksjonsland i Asia. Vi fokuserte også på visse leverandører som var viktige med hensyn på volum. Vi endte da med opp med at det var vesentlig å innhente mer informasjon fra 12 ulike leverandører. Det ble laget en spørreundersøkelse, basert på mal fra DFØ, som ble sendt ut til disse leverandørene. Spørsmål inkluderte blant annet hvorvidt disse benyttet seg av sosiale revisjoner, hvordan selskapet jobbet med sine underleverandører for å sikre grunnleggende menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold, og hvilke policyer/varslingskanaler de hadde. Leverandørene ble også bedt om å sende over selskapets egne aktsomhetsvurderinger, gitt at disse var gjort og tilgjengelige. Samtlige ble også bedt om å signere våre etiske retningslinjer.
Vi har (pr. 1/4-2023) mottatt svar fra 7 av 12 leverandører, med varierende grad av informasjon. Flere av våre leverandører har utført egne aktsomhetsvurdering, som vi ha fått tilsendt. For eksempel har flere av leverandørene gjort en risikokartlegging basert på konfliktmaterialer i sin verdikjede som for eksempel tinn, tantal, wolfram og gull. Videre har en annen leverandør opplyst om at de har fokus på pigmentleverandører for å bekjempe barnearbeid i gruvene hvor dette utvinnes. Det er betryggende for oss å se at de største leverandørene våre tar dette på alvor. Vi anser derfor risikoen tilknyttet mulig brudd på menneskerettigheter og anstendige arbeidsforhold for disse leverandørene som lav.
Det er imidlertid noen av aktørene som gir mangelfull informasjon, samt noen leverandører som ikke har signert våre etiske retningslinjer. Disse vil bli fulgt opp i løpet av neste rapporteringsperiode. Vi har ikke foretatt sosiale revisjoner tilknyttet Åpenhetsloven for dette rapporteringsåret, men ut ifra risikoperspektivet vil dette vurderes jevnlig.
2.5 Kommunikasjon med berørte interessenter
Vi har ikke avdekket noen brudd på menneskerettigheter eller anstendige arbeidsforhold for rapporteringsåret 2023. Vi er fullt klar over at vi, og bransjen som sådan, er i en tidlig fase for arbeidet med aktsomhetsvurderinger, og erkjenner at det kan være forhold vi ikke er blitt gjort kjent med i vårt arbeid i år.
Signert redegjørelse finner du her
Ønsker du mer informasjonson om vårt arbeid med åpenhetsloven?
Kontakt oss på post@billakkspesialisten.no